Vesteda respecteert uw privacy. Wij waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt en zullen er alles aan doen om uw privacy te beschermen. In deze privacyverklaring leggen wij uit waarom wij bepaalde persoonsgegevens verzamelen en hoe we uw privacy beschermen.
Deze privacyverklaring bestaat uit twee delen:
1. Privacyverklaring in het kort
Hierin leest u snel:
- welke organisatie verantwoordenlijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- wat de belangrijkste persoonsgegevens zijn die wij verwerken;
- hoe u ons kunt bereiken als u vragen hebt over privacy.
2. Uitgebreide privacyverklaring
Wilt u meer weten? Lees dan de uitgebreide privacyverklaring. Daarin beantwoorden wij de volgende vragen:
- Wat zijn persoonsgegevens?
- Wat houdt het verwerken van persoonsgegevens in?
- Wanneer mogen wij volgens de wet persoonsgegevens verwerken?
- Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
- Wanneer delen wij uw persoonsgegevens met anderen?
- Hoe gaat Vesteda om met cameratoezicht en toegangsregistratie?
- Hoe beschermt Vesteda uw persoonsgegevens?
- Hoelang bewaart Vesteda uw gegevens?
- Wat zijn uw rechten?
- Hoe neemt u contact op met Vesteda?
1. Privacyverklaring in het kort
Verantwoordelijke organisatie
Vesteda Investment Management B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Wij zijn gevestigd aan De Boelelaan 759, 1082 RS in Amsterdam, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 14071789.
Belangrijkste persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken in verschillende situaties persoonsgegevens. Ons uitgangspunt is dat wij niet meer informatie verwerken dan nodig is. Dit zijn de belangrijkste persoonsgegevens die wij verwerken:
- Als u zich aanmeldt als belangstellende voor een huurwoning bij Vesteda of voor onze nieuwsbrief, dan verwerken wij deze gegevens:
- voor- en achternaam;
- adres;
- e-mailadres.
- Als u een woning huurt bij Vesteda, of dat gaat doen, verwerken wij deze gegevens van u (en eventueel van uw partner):
- voor- en achternaam;
- geslacht;
- adres;
- telefoonnummer(s);
- e-mailadres;
- geboortedatum;
- financiële gegevens, waaronder inkomensgegevens en bankrekeningnummer;
- gezinssamenstelling;
- kopie van uw paspoort of identiteitskaart inclusief het nummer daarvan (geen burgerservicenummer);
- werksituatie (loondienst, ondernemer, gepensioneerd).
Hebt u vragen over privacy?
In de uitgebreide privacyverklaring lichten wij toe hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Wij helpen u graag. U kunt ons mailen via het e-mailadres privacy@vesteda.com. Ook kunt u ons bereiken op dit postadres:
Vesteda
Postbus 75675
1070 AR AMSTERDAM
2. Uitgebreide privacyverklaring
In deze uitgebreide privacyverklaring beantwoorden wij de volgende vragen:
- Wat zijn persoonsgegevens?
- Wat houdt het verwerken van persoonsgegevens in?
- Wanneer mogen wij volgens de wet persoonsgegevens verwerken?
- Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
- Wanneer delen wij uw persoonsgegevens met anderen?
- Hoe gaat Vesteda om met cameratoezicht en toegangsregistratie?
- Hoe beschermt Vesteda uw persoonsgegevens?
- Hoelang bewaart Vesteda uw gegevens?
- Wat zijn uw rechten?
- Hoe neemt u contact op met Vesteda?
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens bevatten informatie die direct over iemand gaat, of die naar die persoon te herleiden is. Dat staat in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Wat houdt het verwerken van persoonsgegevens in?
Vesteda verwerkt persoonsgegevens. Verwerken is volgens de AVG alles wat je met persoonsgegevens kunt doen. Bijvoorbeeld: gegevens verzamelen, inzien, wijzigen, opvragen, gebruiken, verspreiden, afschermen, koppelen, uitwissen of vernietigen. Dat kan voor een deel of volledig automatisch gebeuren. En dat kan ook handmatig gebeuren.
Wanneer mogen wij volgens de wet persoonsgegevens verwerken?
Vesteda verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en transparant. Wij verwerken persoonsgegevens alleen als de wet het toestaat. Dat is in de volgende gevallen:
Als u Vesteda duidelijk toestemming hebt gegeven
Wij mogen uw persoonsgegevens verwerken als u ons daar duidelijk toestemming voor hebt gegeven. Bijvoorbeeld omdat u een nieuwsbrief of een algemene mailing van ons wilt ontvangen. Als u ons daarvoor toestemming geeft, kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken voor promotie of marketing. Bijvoorbeeld om u te informeren over een nieuw product dat mogelijk interessant voor u is. Of om beter op uw wensen in te spelen. Dat geldt ook als u niet van plan bent om een woning te huren bij Vesteda. We leggen vast wat uw reactie is op de verzonden e-mail, bijvoorbeeld of u de e-mail geopend hebt of niet.
Als u gaat huren bij Vesteda
Gaat u een huurovereenkomst aan met Vesteda? Of schrijft u zich in als belangstellende voor een woning bij Vesteda? Dan mogen wij uw persoonsgegevens verwerken.
Als Vesteda een gerechtvaardigd belang heeft
Vesteda mag uw persoonsgegevens verwerken als wij daarbij een ‘gerechtvaardigd belang’ hebben. Dat betekent dat het heel belangrijk is voor Vesteda om uw persoonsgegevens te verwerken. Bijvoorbeeld voor de bedrijfsveiligheid en informatiebeveiliging, voor een goede bedrijfsvoering, of om diefstal en fraude te voorkomen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Wij verwerken in verschillende situaties persoonsgegevens. Ons uitgangspunt is dat wij niet meer informatie verwerken dan nodig is. Wij verwerken persoonsgegevens in de volgende gevallen.
Als u zich aanmeldt als belangstellende voor een huurwoning bij Vesteda
Wilt u alleen ons woningaanbod op de website van Vesteda bekijken? Of wilt u zich inschrijven voor een woon-, werk- of gebruikscomplex van Vesteda? Dan maakt u op onze website een account aan met deze gegevens: voor- en achternaam, adres, e-mailadres en een wachtwoord. U kunt dan ook aangeven of u onze nieuwsbrief wilt ontvangen. Vesteda legt de volgende gegevens vast:
- voor- en achternaam;
- adres;
- e-mailadres.
Met deze persoonsgegevens kunnen wij u op de hoogte houden van ons woningaanbod.
Als u een woning huurt bij Vesteda, of dat gaat doen
Huurt u een woning bij Vesteda, of gaat u dat doen? Dan hebben wij uw persoonsgegevens nodig voor de huurovereenkomst. Wij verwerken de volgende gegevens van u (en eventueel van uw partner):
- voor- en achternaam;
- geslacht;
- adres;
- telefoonnummer(s);
- e-mailadres;
- geboortedatum;
- financiële gegevens, waaronder inkomensgegevens en bankrekeningnummer;
- gezinssamenstelling;
- kopie van uw paspoort of identiteitskaart inclusief het nummer daarvan (geen burgerservicenummer);
- werksituatie (loondienst, ondernemer, gepensioneerd).
Wij hebben deze persoonsgegevens nodig om ons werk goed uit te voeren:
- Wij doen een inkomenstoets om te controleren of u voldoende inkomsten hebt om een woning te huren. Daarvoor gebruiken wij uw financiële gegevens en de informatie over uw werksituatie. Hebt u een werkgever? Dan nemen wij contact op met hem.
- Wij controleren uw identiteit. Daarvoor gebruiken wij diverse persoonlijke gegevens, waaronder de kopie van uw paspoort of identiteitskaart. Bij het eerste contact kunnen we dan ook zien of de huurder echt de persoon is op de pasfoto in het paspoort of op de identiteitskaart.
- Wij gebruiken de gegevens over uw identiteit ook om wettelijke verplichtingen en afspraken met andere partijen na te komen. Bijvoorbeeld met de politie en gemeenten.
- Sluiten we een huurovereenkomst met u? Dan gebruiken we uw persoonlijke gegevens in deze overeenkomst.
- We gebruiken uw persoonlijke gegevens voor het verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden. Dat zijn bijvoorbeeld woon- en bedrijfsruimten, wooncomplexen, kamers en parkeergarages. We gebruiken de gegevens onder andere om toegangspasjes voor onze huurders te maken.
- Huurt u bij ons? Dan gebruiken we uw persoonlijke gegevens ook in de volgende gevallen:
- als we onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren en als we daarover met u willen communiceren;
- als u een klacht hebt of als we een geschil hebben en we daarover met u willen communiceren;
- ls we een woning, bedrijfsruimte of parkeerplek willen verkopen en we daarover met u willen communiceren
- voor het interne beheer van onze organisatie;
- om betalingen te doen, bijvoorbeeld aan aannemersom onze inkomsten en uitgaven te berekenen en een accountantscontrole te laten uitvoeren;
- om u een nieuwsbrief of algemene mailing te sturen.
Als u op de negatieve lijst staat
Vesteda houdt voor eigen gebruik een negatieve lijst bij. Op deze lijst staan personen aan wie wij niet (meer) willen verhuren Bijvoorbeeld omdat wij denken dat ze niet eerlijk zijn geweest toen ze zich inschreven voor een huurwoning. Of omdat ze zich niet aan de regels van de huurovereenkomst hielden. Of omdat ze als huurders ongewenst gedrag vertoonden.
Wij denken heel zorgvuldig na voordat we iemand op de negatieve lijst plaatsen. Daarbij bekijken we onder meer hoe ernstig het gedrag was. Ook kijken we naar de kans dat de huurder dezelfde problemen zal veroorzaken bij een andere verhuurder.
Wanneer delen wij uw persoonsgegevens met anderen?
Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dat betekent dat we ze alleen in de volgende gevallen delen met andere partijen.
Als dat nodig is om de huurovereenkomst met u te sluiten
Wij delen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld met andere partijen om te controleren of u voldoende inkomsten hebt om een woning te huren.
Als dat nodig is om onze huurovereenkomst met u uit te voeren
Soms moeten wij andere partijen inschakelen om onze huurovereenkomst met u uit te voeren. Bijvoorbeeld voor het onderhoud van uw huurwoning. Wij delen dan alleen de gegevens met hen die zij echt nodig hebben.
Als er een gerechtvaardigd belang of algemeen belang is
Vesteda mag uw persoonsgegevens delen als wij daarbij een ‘gerechtvaardigd belang’ hebben. Dat betekent dat het heel belangrijk is voor Vesteda om uw persoonsgegevens te delen.
Ook mag Vesteda uw persoonsgegevens delen als dat in het algemeen belang is. Wij hebben bijvoorbeeld met gemeenten afgesproken dat we persoonsgegevens met elkaar delen om samen woonoverlast te bestrijden.
Als dat moet volgens de wet
Volgens de wet zijn wij in sommige gevallen verplicht om persoonsgegevens met andere partijen te delen. Wij moeten bijvoorbeeld persoonsgegevens delen met de politie als die daarom vraagt.
Als een andere partij namens u optreedt
Vraagt u aan een andere partij om namens u te communiceren met Vesteda? Bijvoorbeeld een advocaat. Dan kunnen wij uw persoonsgegevens delen met deze partij.
Hoe gaat Vesteda om met cameratoezicht en toegangsregistratie?
In sommige complexen van Vesteda hangen beveiligingscamera’s of maken we gebruik van elektronische toegangsregistratie. Dat laatste is vooral bij parkeergarages. Dat doen we om overlast, misdrijven en vandalisme tegen te gaan en om de bewoners en hun eigendommen te beschermen. Vesteda of een Vereniging van Eigenaren (VvE) gebruikt de beelden en toegangsregistratie alleen in de volgende gevallen:
- na incidenten: om de aard van de overtreding vast te stellen en om daders, betrokkenen en/of getuigen te kunnen identificeren;
- als daar aanleiding toe is: om te controleren of iedereen zich houdt aan de voorschriften, gedragsregels of voorwaarden die gelden voor huurders.
Wij hebben een Beleid Cameratoezicht vastgesteld. Daarin hebben we op heldere wijze vastgelegd wie wanneer toegang heeft tot de beelden en wat de bewaartermijn van beelden is. Deze voorschriften en procedures kunt u opvragen bij de VvE of bij Vesteda.
Hoe beschermt Vesteda uw persoonsgegevens?
Vesteda verwerkt uw persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Daarbij houden wij ons uiteraard aan de wet. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies. Ook zorgen deze maatregelen ervoor dat niemand uw persoonsgegevens onrechtmatig kan verwerken.
Hoe beschermen we uw persoonsgegevens die we met derden delen?
Met organisaties die uw persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarin staat dat zij net zo veilig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaan als Vesteda.
Hoe beschermen we uw persoonsgegevens die we delen buiten de EU?
Vesteda deelt persoonsgegevens ook met landen buiten de EU. We delen uw persoonsgegevens alleen met landen die persoonsgegevens goed beschermen en beveiligen. We gebruiken internationale richtlijnen om vast te stellen of dat zo is. Deze richtlijnen kunt u bij ons opvragen.
Hoelang bewaart Vesteda uw persoonsgegevens?
Voor persoonsgegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan deze termijnen. Ook bewaren we uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verwerkt.
Dit zijn onze bewaartermijnen:
- Meldt u zich aan om bij ons te huren, maar komt er geen huurovereenkomst tot stand? Dan verwijderen wij al uw persoonsgegevens na twee jaar.
- Wijzen wij uw huuraanvraag af omdat u niet eerlijk was bij de aanvraag? Dan bewaren wij de persoonsgegevens die wij daarvoor hebben verwerkt maximaal drie jaar na afwijzing van uw aanvraag.
- Geeft u ons documenten om in aanmerking te komen voor een huurwoning? Dan verwijderen wij die uiterlijk een jaar na ontvangst.
- Hebben wij u gedwongen uit uw woning gezet omdat u zich niet aan de regels hield? Dan bewaren wij de persoonsgegevens die wij daarvoor hebben verwerkt maximaal drie jaar na het einde van het huurcontract.
- Huurt u niet langer bij Vesteda? Dan verwijderen wij uw persoonsgegevens en de documenten die u ons hebt gegeven binnen twee jaar na het einde van het huurcontract.
- Financiële gegevens voor de Belastingdienst bewaren we tot zeven jaar na het einde van het boekjaar waartoe ze behoren.
Wat zijn uw rechten?
U hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben in te zien, te corrigeren, te verwijderen, er bezwaar tegen te maken, ze te beperken en over te dragen. Uw toestemming aan ons om uw persoonsgegevens te verwerken, kunt u altijd intrekken. Dat betekent dat wij daarvoor wel het recht hadden om uw persoonsgegevens te verwerken, maar daarna niet meer.
Wilt u gebruikmaken van uw rechten?
Wilt u gebruikmaken van de rechten die hierboven zijn genoemd? Stuur dan een e-mail naar privacy@vesteda.com, of een brief naar:
Vesteda
Postbus 75675
1070 AR AMSTERDAM
Om uw identiteit te bevestigen, vragen wij u om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Maak uw burgerservicenummer daarop onleesbaar.
Hebt u een klacht?
Hebt u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via bovenstaande gegevens. Wij zullen er alles aan doen om er samen uit te komen. Komen we er niet samen uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de privacytoezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe neemt u contact op met Vesteda?
Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Wij helpen u graag. U kunt ons mailen via het e-mailadres privacy@vesteda.com. Ook kunt u ons bereiken op dit postadres:
Vesteda
Postbus 75675
1070 AR AMSTERDAM
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Als we dat doen, zullen wij u hierover op onze website informeren. Wij adviseren u om deze privacyverklaring regelmatig na te lezen.